Abweichungen und Nichtkonformitäten erfassen: was gehört in einen Abweichungsbericht?
Eine Abweichung, oder Nichtkonformität, ist alles in der Produktion, was anders läuft als vereinbart: ein Produkt außerhalb der Spezifikation, ein übersprungener Schritt oder ein falscher Rohstoff. Erfassen heißt, dass Sie sofort festhalten, was passiert ist, in welcher Charge, was Sie mit dem Produkt tun und wer die Ursache klärt. Ein guter Abweichungsbericht ist kurz, vollständig und bleibt offen, bis jemand ihn abschließt.
Aktualisiert am 12. Oktober 2026
Abweichung, Nichtkonformität und Reklamation: was ist was?
In der Praxis gehen die Begriffe durcheinander. Eine Abweichung ist jede Situation, in der die Arbeit anders läuft, als Verfahren, Rezeptur oder Spezifikation es vorschreiben. Streng genommen ist eine Nichtkonformität eine Abweichung von einer festgelegten Anforderung: Produkt, Prozess oder System erfüllen nicht, was vereinbart ist. Viele Unternehmen verwenden beide Begriffe für dasselbe, und das ist in Ordnung, solange alle denselben Bericht nutzen.
Eine Reklamation kommt von außen: Ein Kunde meldet ein Problem mit dem, was Sie geliefert haben. Eine Reklamation führt oft zu einer Abweichung, doch die meisten Abweichungen finden Sie selbst, in der Fertigung, im Lager oder im Labor. Einige Beispiele:
- Ein Füllgewicht außerhalb der Toleranz bei der Prüfung um elf Uhr
- Ein Rohstoff mit einer anderen Chargennummer als auf der Pickliste
- Eine Prüfung, die übersprungen oder zu spät durchgeführt wurde
- Ein Mischer, der während der Charge mit der falschen Temperatur lief
- Beschädigte Verpackung oder ein unleserliches Etikett beim Wareneingang
Warum Sie jede Abweichung erfassen
Eine Abweichung, die nur mündlich gelöst wird, ist nach der Schicht vergessen. Kommt dasselbe Problem einen Monat später wieder, weiß niemand mehr, was damals getan wurde oder warum.
Das Erfassen hat drei Ziele. Das Produkt bleibt beherrscht: Fehlerhaftes Produkt wird getrennt gehalten und nicht versehentlich versandt. Die Chargenakte ist vollständig, sodass die Qualitätssicherung bei der Freigabe sieht, was passiert ist. Und die Ursache kann gesucht und beseitigt werden, damit es nicht wieder passiert.
Auch Qualitätsnormen verlangen das. ISO 9001 fordert in Abschnitt 8.7 die Steuerung nichtkonformer Ergebnisse und in Abschnitt 10.2 die Dokumentation von Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen. GMP-Leitfäden und Normen für Lebensmittelsicherheit stellen ähnliche Anforderungen.
Was muss mindestens in einen Abweichungsbericht?
Ein Abweichungsbericht, auch NCR (Non-Conformance Report) genannt, muss nicht lang sein. Er muss aber diese Fragen beantworten:
- Was passiert ist, in ein oder zwei Sätzen, mit dem Messwert und der Toleranz
- Wo und wann: Linie, Maschine, Datum und Uhrzeit
- Welches Produkt, welcher Auftrag und welche Charge oder Lose betroffen sind, und in welcher Menge
- Wer es gefunden und gemeldet hat
- Was sofort mit dem Produkt geschehen ist: gesperrt, nachgearbeitet, verworfen oder mit Zustimmung freigegeben
- Die Ursache, sobald sie bekannt ist
- Die Maßnahme gegen Wiederholung, mit einem Verantwortlichen und einer Frist
- Wer den Bericht abgeschlossen hat, und wann
So erfassen Sie eine Abweichung, Schritt für Schritt
Ein Vorgehen, das in der Fertigung funktioniert, ist kurz für die meldende Person und vollständig für die Qualitätssicherung. Ein Foto sagt oft mehr als eine Beschreibung: ein schiefes Etikett, ein undichter Verschluss oder ein verschmutztes Sieb. Die Schritte:
- Melden: Der Werker hält sofort fest, was nicht stimmt, mit Foto, bei der Charge, an der gearbeitet wird
- Eindämmen: Das betroffene Produkt wird gesperrt oder beiseitegestellt, bis eine Entscheidung vorliegt
- Bewerten: Die Qualitätssicherung entscheidet, wie schwer es wiegt und was mit dem Produkt geschieht
- Untersuchen: Jemand sucht die Ursache, zum Beispiel mit der 5-Why-Methode, und legt eine Maßnahme fest
- Abschließen: Ist die Maßnahme umgesetzt, prüft jemand, ob sie wirkt, und schließt den Bericht ab
Ein Beispiel: Füllgewicht zu niedrig auf Linie 2
Um 11:10 misst der Werker auf Linie 2 in Charge 88213 ein Füllgewicht von 246 Gramm, während die Toleranz bei 250 bis 256 Gramm liegt. Die Abweichung wird mit den Messwerten und einem Foto der Waage erfasst, und die Kartons der letzten halben Stunde werden beiseitegestellt.
Um 11:40 bewertet die Qualitätssicherung die Abweichung. Die beiseitegestellten Kartons werden nachgewogen: Die zu leichten Flaschen werden verworfen, der Rest wird freigegeben. Die Untersuchung deutet auf ein verschlissenes Dosierventil. Die Instandhaltung tauscht das Ventil, und als Maßnahme wird festgehalten, das Ventil künftig bei jeder Wartung zu prüfen.
Nach zehn Chargen ohne zu niedriges Füllgewicht wird der Bericht abgeschlossen. Bei der Freigabe von Charge 88213 sieht die Qualitätssicherung in der Chargenakte genau, was passiert ist und was getan wurde.
Wo Papier und Excel an Grenzen stoßen
Viele Unternehmen haben ein Abweichungsformular auf Papier oder eine Liste in Excel. Das funktioniert, solange es wenige Abweichungen gibt und eine Person alles im Blick behält. Danach hakt es immer an denselben Stellen:
- Das Formular wird erst am Schichtende ausgefüllt, wenn Details schon vergessen sind
- Die Abweichung steht getrennt von der Charge und muss bei der Freigabe erneut gesucht werden
- Maßnahmen haben keinen Verantwortlichen und keine Frist und bleiben offen
- Niemand sieht, welche Abweichungen wiederkehren, weil Ursachen als Freitext dastehen
- Fotos bleiben auf einem Handy und kommen nie zum Bericht
Wo Frontlink passt
In Frontlink erfassen Sie eine Abweichung aus dem, was in der Fertigung passiert: eine Prüfung außerhalb der Toleranz, ein Stillstand oder eine Meldung eines Werkers. Die Abweichung trägt Charge, Auftrag, Maschine und Zeitpunkt, mit Foto, Ursache und Maßnahme, sowie einen Verantwortlichen und eine Frist. Sie bleibt sichtbar, bis sie erledigt ist, und bei der Freigabe sieht die Qualitätssicherung in der Chargenakte, ob noch Abweichungen offen sind.
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Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Abweichung und einer Nichtkonformität?
Eine Abweichung ist jede Situation, in der die Arbeit anders läuft, als Verfahren oder Spezifikation es vorschreiben. Eine Nichtkonformität ist eine Abweichung von einer festgelegten Anforderung, etwa einer Produktspezifikation oder einer Normforderung. In der Praxis verwenden viele Unternehmen beide Begriffe für dasselbe.
Was gehört in einen Abweichungsbericht?
Mindestens, was passiert ist, wo und wann, welche Charge und Menge betroffen sind und wer es gemeldet hat. Dazu, was mit dem Produkt geschehen ist, die Ursache, die Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist, und wer den Bericht abgeschlossen hat.
Wer erfasst eine Abweichung?
Die Person, die sie sieht, meist der Werker, und zwar sofort statt am Schichtende. Die Qualitätssicherung entscheidet danach, was mit dem Produkt geschieht und wer die Ursache klärt.
Wann wird aus einer Abweichung eine CAPA?
Wenn die Ursache beseitigt werden muss, um eine Wiederholung zu verhindern, etwa weil die Abweichung wiederkehrt oder den Kunden betrifft. Die Maßnahme bekommt dann einen Verantwortlichen, eine Frist und eine Prüfung, ob sie wirkt.
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