Productieplanning maken in Excel, en wanneer een digitaal planbord beter werkt

Wat er in een productieplanning in Excel hoort

Een bruikbare planning beantwoordt per lijn drie vragen: wat draait er, wanneer begint het en wanneer is het klaar. Zet alle orders in één tabel met een kolom voor de lijn, dan kunt u per lijn filteren en sorteren.

De kolommen die u minimaal nodig heeft:

• Ordernummer, artikel en klant, overgenomen uit het ERP
• De lijn of machine waarop de order draait
• Het aantal en de snelheid van die lijn, bijvoorbeeld flessen per uur
• De omsteltijd in minuten voor de wissel naar dit artikel
• De starttijd en de berekende eindtijd
• De leverdatum, zodat u ziet welke order te laat dreigt te worden
• Een status: gepland, bezig of klaar

Een voorbeeld: order PO-88213 op lijn 2

Order PO-88213 vraagt 12.000 flessen. Lijn 2 vult 1.500 flessen per uur, dus de order zelf duurt 8 uur. Vooraf moet de lijn 45 minuten omstellen. Begint de omstelling maandag om 06:00, dan is de order om 14:45 klaar.

In Excel zijn datum en tijd samen één getal, waarbij 1 een hele dag is. Staat de start in B2, het aantal in C2, de snelheid per uur in D2 en de omsteltijd in minuten in E2, dan berekent u de eindtijd in F2 met =B2+E2/1440+C2/D2/24. Geef F2 de opmaak datum en tijd.

De volgende order op dezelfde lijn begint waar de vorige eindigt: in B3 zet u =F2. Duurt PO-88213 langer, dan schuiven de orders erna mee. Met voorwaardelijke opmaak kleurt u de eindtijd rood zodra die na de leverdatum valt.

Waar een Excel-planning vastloopt

Het rekenwerk is zelden het probleem. Het gaat mis bij alles wat er gebeurt nadat de planning is gemaakt:

• Een spoedorder tussenvoegen breekt de keten van formules: de nieuwe regel staat los en de orders erna schuiven niet mee
• Ploegen, pauzes en het weekend zitten niet in de formule, dus op papier draait een order gewoon door de nacht
• De omsteltijd hangt af van het vorige product, maar de sheet kent één vaste waarde per regel
• Of het materiaal op tijd binnen is, ziet u niet in dezelfde sheet
• Wat er echt op de vloer gebeurt, komt pas binnen als iemand het intypt, vaak de volgende ochtend
• Al snel zijn er meerdere versies: de planner werkt in de ene, de ploegleider heeft een print van gisteren
• Elke wijziging moet daarna nog met de hand aan magazijn, verkoop en klant worden doorgegeven

Wat een digitaal planbord toevoegt

Een digitaal planbord toont dezelfde orders als een tijdlijn per lijn. U sleept een order naar een lijn en een tijdslot, en de orders erna schuiven vanzelf op. Een goed planbord rekent daarbij met capaciteit, omsteltijden en materiaal.

Het grote verschil met Excel is dat het bord twee kanten op werkt. Orders komen uit het ERP, en de voortgang komt van de lijn: tellingen van de machine of van de operator op een tablet. Kantoor en vloer kijken naar dezelfde planning, die laat zien wat af is en wat achterloopt.

Wat u daarmee wint ten opzichte van de sheet:

• Eén actuele versie voor planner, ploegleider en magazijn
• Een waarschuwing als een order niet past of materiaal ontbreekt
• Een eindtijd die meeschuift met wat er echt op de lijn gebeurt
• Bij een wijziging meteen een nieuwe picklijst voor het magazijn en een nieuwe datum voor verkoop

Wanneer is Excel niet meer genoeg?

Excel is een prima begin, en voor een kleine, stabiele productie kan het lang volstaan. Het wordt tijd voor iets anders als u zich hierin herkent:

• De planner is elke dag uren bezig met herplannen
• Er komen elke week spoedorders tussendoor
• Lijnen wachten op elkaar of delen grondstoffen en mensen
• De ploegleider loopt naar kantoor om te vragen wat er als volgende moet
• Verkoop hoort pas van een vertraging als de klant belt
• Als de planner ziek is, weet niemand hoe het bestand werkt

Hoe Frontlink hierbij past

Frontlink zet de orders en lijnen die u nu in Excel bijhoudt op een digitaal planbord dat kantoor en vloer allebei live zien. Bij de start lezen we uw huidige planningssheet in, zodat niemand met een leeg planbord begint. Frontlink doet voorstellen, bijvoorbeeld waar een spoedorder het beste past, en de planner beslist.

Orders komen uit uw ERP en gereedmeldingen gaan terug. U kunt beginnen zonder machinekoppeling: operators leggen voortgang en stilstand vast op de tablet. Een engineer van Frontlink bouwt het bij u in het bedrijf, en het eerste proces draait meestal binnen enkele weken.